Como fazer proposta comercial de SST (com modelo)

Uma proposta comercial de SST precisa responder, numa leitura, cinco perguntas do cliente: o que vou receber, para quantas pessoas, quanto custa, o que não está incluso e o que faço para aprovar. Na prática, isso vira um documento com oito blocos: identificação, contexto, escopo de segurança, escopo de saúde, o que não está incluso, investimento, condições comerciais e próximo passo. Abaixo está o que perguntar antes de montar, a estrutura bloco a bloco, um modelo preenchido com dados fictícios e os erros que mais travam a aprovação.

Antes de montar: o que perguntar ao cliente

Metade dos problemas de uma proposta de SST nasce antes dela, no pedido de orçamento mal levantado. Sem esses dados, ou o preço sai errado, ou a proposta volta com pergunta. Use este checklist na primeira conversa:

1. Razão social e CNPJ. É deles que sai o CNAE e, a partir do CNAE, o grau de risco previsto na NR-4, que a própria NR-1 usa como referência (subitem 1.8.7).
2. Número de empregados, de preferência por função ou setor. "Uns 50" não basta para orçar exame complementar.
3. Quantas unidades e onde ficam. Muda deslocamento, visita técnica e logística de exame.
4. Situação atual dos programas. Já tem PGR? Quando foi revisado? Tem PCMSO? Quem é o médico responsável hoje?
5. O motivo do pedido. Fiscalização, troca de fornecedor, exigência de um contratante, crescimento da equipe. O motivo diz o que precisa aparecer primeiro na proposta.
6. Prazo. Quando precisa começar e se há admissões marcadas.
7. eSocial. Quem envia hoje os eventos de SST (S-2220, S-2240) e se isso entra no serviço.
8. Quem decide e quem paga. Às vezes quem pede é o RH, quem aprova é o financeiro e quem assina é o sócio.

Guarde as respostas junto do pedido. Elas vão ser usadas de novo no contrato.

A estrutura da proposta, bloco a bloco

1. Identificação

Número da proposta, data de emissão, data de validade, nome do cliente, CNPJ, contato e quem preparou. O número parece burocracia, mas é o que permite falar "a proposta 0142" sem confundir com a versão anterior.

2. Contexto em três linhas

Repita o que o cliente pediu e por quê, com as palavras dele. "A Metalúrgica Exemplo, com 48 empregados em uma unidade, precisa revisar o PGR e contratar PCMSO a partir de janeiro, por exigência de um novo contratante." Quem lê a proposta dentro da empresa do cliente nem sempre participou da conversa.

3. Escopo de segurança do trabalho

Liste cada serviço com o que ele entrega. Exemplo: "PGR: visita técnica à unidade, inventário de riscos e plano de ação, documento datado e assinado." Se vai haver medição quantitativa, avaliação ergonômica ou treinamento de NR, cada um é uma linha própria. Detalhes do que entra num PGR estão no modelo de proposta de PGR.

4. Escopo de saúde ocupacional

PCMSO, exames clínicos, exames complementares, ASO e relatório analítico. Aqui a lista de exames costuma ser longa; agrupe por tipo e deixe o detalhe numa tabela. O passo a passo está no modelo de proposta de PCMSO.

5. O que não está incluso

É o bloco que mais evita discussão depois. Exemplos: exames fora da tabela, deslocamento para outras cidades, laudos não listados, treinamentos não listados, segunda via de documento. Escrever isso não espanta o cliente; o que espanta é descobrir depois.

6. Investimento

Preço por item ou por pacote, com subtotal de segurança e subtotal de saúde. Mais sobre isso na seção de preço abaixo.

7. Condições comerciais

Forma de pagamento, vencimento, regra de reajuste, o que acontece se o número de empregados mudar, prazo para início depois do aceite.

8. Próximo passo

Uma frase só: "Para aprovar, responda esta mensagem com 'aprovado' e enviaremos o contrato no mesmo dia." Proposta sem próximo passo fica parada esperando o cliente adivinhar o que fazer.

Modelo de proposta comercial de SST (copie e adapte)

Os dados abaixo são fictícios. Troque pelos seus.

Proposta nº 0142 · Emitida em 04/11 · Válida até 18/11 Cliente: Metalúrgica Exemplo Ltda. · CNPJ 00.000.000/0001-00 · 48 empregados · 1 unidade Contato: Ana (RH) · Preparada por: Bruno (comercial)

Contexto. A Metalúrgica Exemplo precisa revisar o PGR e iniciar o PCMSO em janeiro, com exames admissionais para 6 contratações previstas.

Segurança do trabalho

Saúde ocupacional

Não incluso: exames não listados, deslocamento fora da cidade, medições quantitativas.

Condições: mensalidade no boleto, vencimento dia 10; exames faturados no mês seguinte à realização; reajuste anual.

Para aprovar: responda "aprovado" e enviamos o contrato no mesmo dia.

Repare que o modelo cabe em uma página e meia. O cliente que quer o detalhe técnico encontra nos anexos; quem decide lê o contexto, os subtotais e o próximo passo.

Como apresentar o preço

Não há um jeito certo para todos. Há três formatos comuns, e a escolha depende de como o seu cliente compra:

• Por item. Cada programa, exame e treinamento com o seu valor. Transparente, mas faz o cliente comparar linha a linha com o concorrente.
• Pacote. Programas e um conjunto de exames por um valor fechado, mensal ou anual. Mais simples de aprovar; exige regra clara para o que sai do pacote.
• Mensalidade por vida mais exames por uso. Comum em saúde ocupacional, porque o número de empregados muda ao longo do ano. Precisa dizer como e quando a quantidade de vidas é atualizada.

Algumas decisões ajudam em qualquer formato:

• Separe saúde e segurança em subtotais. O cliente costuma aprovar as partes em momentos diferentes.
• Mostre o que está incluso antes do número. O valor lido depois do escopo é comparado com o que entrega, não só com o preço do outro.
• Se der desconto, mostre de onde saiu. "Pacote anual" ou "pagamento à vista" é uma condição; desconto sem motivo vira o novo preço de referência na próxima negociação.
• Valor por extenso no total do contrato, não necessariamente na proposta. Na proposta, clareza vale mais.

Erros que travam a aprovação

• Proposta genérica. Mesmo texto para uma padaria e uma metalúrgica. O cliente percebe.
• Preço desatualizado. A tabela mudou e a proposta saiu com a planilha do ano passado. Quando cada vendedor tem a sua planilha, isso acontece mais.
• Escopo vago. "Assessoria em segurança do trabalho" não diz nada. Diga o que é entregue e quando.
• Sem data de validade. O cliente volta seis meses depois querendo o preço antigo.
• Demora. Uma proposta que leva dias para sair perde para a que chegou antes, mesmo mais cara. Ter os blocos fixos prontos e só preencher o que muda reduz esse tempo. No VendaGanha, por exemplo, a proposta sai do catálogo já com o preço de cada serviço, e o vendedor só ajusta quantidades e condições.
• Mandar e esperar. A proposta é o começo da negociação, não o fim. Veja as mensagens prontas de follow-up de proposta pelo WhatsApp.

Depois do "aprovado"

O aceite não encerra o trabalho comercial. Os mesmos dados da proposta (razão social, CNPJ, número de vidas, serviços e valores) vão para o contrato. Se forem redigitados, é ali que aparece o CNPJ errado ou o número de empregados trocado. A estrutura das cláusulas está no modelo de contrato de prestação de serviço de SST.

E, com a atualização da NR-1 em vigor, muitos clientes estão revisando o PGR e pedindo orçamento para incluir os fatores de risco psicossociais. Vale ter esse serviço descrito no catálogo antes de o pedido chegar: veja o que muda na venda da sua clínica com a NR-1.

Perguntas frequentes

O que não pode faltar numa proposta comercial de SST?

Identificação do cliente com CNPJ e grau de risco, escopo de cada serviço (programas, exames, treinamentos), o que não está incluso, preço separado por item ou pacote, forma de pagamento, validade da proposta e o próximo passo para aprovar.

Devo separar saúde e segurança na mesma proposta?

Vale separar em blocos dentro do mesmo documento. O cliente costuma ter dúvidas diferentes sobre cada parte, e às vezes aprova uma antes da outra. Com blocos separados, ele aprova sem pedir uma proposta nova.

Qual a validade ideal de uma proposta de SST?

Não existe prazo fixado em norma. O prazo é uma decisão comercial: curto o bastante para proteger o preço e criar um motivo para o cliente decidir, e longo o bastante para caber no processo de aprovação dele. Escreva a data de validade por extenso, não só "X dias".

Mando a proposta em PDF ou no corpo do WhatsApp?

Em PDF, com a sua marca e número próprio, e um resumo curto na mensagem que acompanha o arquivo. O PDF é o que circula dentro da empresa do cliente até chegar em quem decide.

Veja a sua proposta montada no sistema

Se a sua proposta ainda sai do Word com preço copiado da planilha, agende uma demonstração. Em 20 minutos mostramos como fica a proposta da sua clínica ou consultoria, com o seu catálogo e a sua marca. Veja também como o VendaGanha funciona para SST.